Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Cactos Oy (”Rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja, mitä henkilötietoja kerätään, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään ja mille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaa sekä miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös velvoitteista, joita noudatamme henkilötietojen käsittelyssä.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Cactos Oy:n asiakastyöhön sekä palveluiden toimittamiseen ja palveluiden yhteydessä tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn sekä verkkopalveluihimme, kuten cactos.com-sivustoon ja evästeiden kautta kerättyjen henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuojaselostetta sovelletaan lisäksi yhteistyökumppaneidemme edustajien henkilötietojen käsittelyyn.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä kansalliseen tietosuojalakiin (5.12.2018/1050). Niitä tietosuojaan liittyviä termejä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Huomioithan, että verkkosivustomme voi sisältää linkkejä verkkosivustoille ja -palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot ja joita me emme hallinnoi. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, ja kehotamme tutustumaan näiden kolmansien osapuolten tietosuojaselosteisiin. Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai -palveluiden tietosuojaselosteista tai käyttöehdoista (vaikka siirryt niille käyttämällä verkkosivuillamme olevia linkkejä). Tarjoamme nämä linkit vain lisätietona voidaksemme palvella sinua paremmin.

2. Rekisterin nimi

Cactos Oy:n asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

3. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Toimitusjohtaja Oskari Jaakkola oskari@cactos.fi

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissämme käsittelemme asiakkaidemme, yritysasiakkaidemme edustajien sekä yhteistyökumppaneidemme edustajien henkilötietoja.

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

  • nimi
  • yhteystiedot, kuten osoite ja sähköpostiosoite
  • käyttäjänimi (mikäli se sisältää rekisteröidyn tunnistavaa tietoa, kuten etu- tai sukunimi)
  • evästetiedot
  • IP-osoitteet

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama (rekisterinpitäjän lukuun toimiva) yhteistyökumppani käyttää rekisterin henkilötietoja henkilötietolainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • asiakkaiden edustajien tietojärjestelmiin pääsyn mahdollistaminen
  • palvelujen tarjoaminen, toimitus ja tuottaminen
  • sopimushallinta ja laskutus

Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja seuraavin perustein:

  • Sopimuksen perusteella: rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen sopimuksen solmiminen ja täytäntöönpano
  • Oikeutetun edun perusteella: rekisterinpitäjällä on asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu hyödyntää asiakastietoja palvelujen kehittämiseen sekä tuotteiden ja palvelujen markkinointiin lainsäädännössä määritellyin edellytyksin ja rajoituksin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden edustajilta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä.

Tietoja kerätään myös evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mahdollistamin menettelytavoin.

Henkilötietoja voidaan kerätä myös julkisista tietolähteistä, kuten yritysten nettisivuilta ja LinkedIn:stä.

7. Tietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille. Tietoja voidaan myös siirtää käsiteltäväksi Cactos Oy:n yhteistyökumppaneille kohdassa viisi määriteltyihin tarkoituksiin.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja kohdassa viisi kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

Asiakastietojärjestelmässä henkilötiedot säilytetään enintään seitsemän vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä tai kunnes asiakas pyytää tiedon poistamista. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimus velvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Tietoihin on käyttöoikeus vain Cactos Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, joiden työtehtävien suorittaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisteritiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Edellytämme henkilöstöltä ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon.

Lisää Cactos Oy:n tietoturvapolitiikasta löydät tästä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet. Huomioithan, että oikeuksien tarkempi soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu henkilötietojen käsittelytarkoituksesta sekä -tilanteesta.

Rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt sähköpostitse osoitteeseen: oskari@cactos.fi

Pääsääntöisesti rekisterinpitäjä ei peri pyynnön käsittelystä maksua rekisteröidyltä. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat kuitenkin ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, kuten esimerkiksi jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi periä rekisteröidyltä pyynnön käsittelystä aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

11.1 Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, sekä tietosuojalainsäädännössä määritellyt tiedot henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

11.2 Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan henkilötiedon korjaamista.

11.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

11.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa sitä, että rajoituksen kohteena olevia henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain:

  • rekisteröidyn suostumuksella
  • oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • toisen luonnollisen tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi
  • tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, että rekisterinpitäjä varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

11.5 Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröidyn henkilötiedot voidaan kuitenkin säilyttää, mikäli rekisterinpitäjään kohdistuvan, lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattaminen edellyttää henkilötietojen säilyttämistä.

11.6 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

11.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme jatkuvasti palveluitamme ja voimme sen vuoksi joutua muuttamaan sekä päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Uusin versio näkyy aina verkkosivuillamme.

Versiohistoria

Versio                                                                                          Päivämäärä

1. Ensimmäinen tietosuojaseloste julkaistu                  07.02.2023

‍