Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tässätietosuojaselosteessa kuvataan, miten Cactos Oy (”Rekisterinpitäjä”) käsitteleehenkilötietoja, mitä henkilötietoja kerätään, mihin tarkoituksiinhenkilötietoja käsitellään ja mille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaasekä miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Tietosuojaseloste antaatietoa myös velvoitteista, joita noudatamme henkilötietojen käsittelyssä.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Cactos Oy:nasiakastyöhön sekä palveluiden toimittamiseen ja palveluiden yhteydessä tapahtuvaanhenkilötietojen käsittelyyn sekä verkkopalveluihimme, kuten cactos.fi-sivustoon ja evästeiden kautta kerättyjen henkilötietojen käsittelyyn.Tietosuojaselostetta sovelletaan lisäksi yhteistyökumppaneidemme edustajienhenkilötietojen käsittelyyn.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssätietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaantietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen(2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä kansalliseen tietosuojalakiin(5.12.2018/1050). Niitä tietosuojaan liittyviä termejä, joita ei ole määriteltytässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Huomioithan, että verkkosivustomme voi sisältää linkkejä verkkosivustoille ja -palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot ja joita me emme hallinnoi. Tämä tietosuojaselosteei sovellu niiden käyttöön, ja kehotamme tutustumaan näiden kolmansienosapuolten tietosuojaselosteisiin. Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai-palveluiden tietosuojaselosteista tai käyttöehdoista (vaikka siirryt niillekäyttämällä verkkosivuillamme olevia linkkejä). Tarjoamme nämä linkit vainlisätietona voidaksemme palvella sinua paremmin.

2. Rekisterin nimi

Cactos Oy:n asiakas-ja yhteistyökumppanirekisteri

3. Yhteystiedot rekisteriäkoskevissa asioissa

Toimitusjohtaja OskariJaakkola oskari@cactos.fi

4. Rekisterin Tietosisältö

Rekisterissämme käsittelemme asiakkaidemme, yritysasiakkaidemme edustajien sekä yhteistyökumppaneidemme edustajien henkilötietoja.

Keräämme jakäsittelemme seuraavia henkilötietoja:

nimi
yhteystiedot, kuten osoite ja sähköpostiosoite
käyttäjänimi (mikäli se sisältää rekisteröidyn tunnistavaa tietoa, kutenetu- tai sukunimi)
evästetiedot
IP-osoitteet

5. Henkilötietojen käsittelyntarkoitus ja oikeusperusteet

Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama (rekisterinpitäjän lukuun toimiva) yhteistyökumppani käyttää rekisterin henkilötietoja henkilötietolainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
asiakkaiden edustajien tietojärjestelmiin pääsynmahdollistaminen
palvelujen tarjoaminen, toimitus ja tuottaminen
sopimushallinta ja laskutus

Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja seuraavin perustein:

Sopimuksen perusteella: rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen sopimuksen solmiminen ja täytäntöönpano
Oikeutetun edun perusteella: rekisterinpitäjällä on asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu hyödyntää asiakastietoja palvelujen kehittämiseen sekä tuotteiden ja palvelujen markkinointiin lainsäädännössä määritellyin edellytyksin ja rajoituksin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaanasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden edustajilta mm. tarjouspyyntöjen,tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä.

Tietoja kerätään myösevästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kulloinkin voimassa olevansääntelyn mahdollistamin menettelytavoin.

Henkilötietoja voidaan kerätä myös julkisista tietolähteistä, kuten yritysten nettisivuilta jaLinkedIn:stä.

7. Tietojen käsittelijät ja muutvastaanottajat

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille. Tietoja voidaan myös siirtää käsiteltäväksi Cactos Oy:n yhteistyökumppaneille kohdassa viisi määriteltyihin tarkoituksiin.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen Säilyttämisen periaatteet

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja kohdassa viisi kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

Asiakastietojärjestelmässä[1] henkilötiedot säilytetään enintään seitsemän vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä tai kunnes asiakas pyytää tiedon poistamista. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimus velvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

CRM kolmannen tahon toimittama, kauanko siinä tietojensäilytysaika?

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterintietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys jakäytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisintoimenpitein.

Tietoihin onkäyttöoikeus vain Cactos Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai senvaltuuttamilla toimijoilla, joiden työtehtävien suorittaminen edellyttäähenkilötietojen käsittelyä. Rekisteritiedot on suojattu henkilökohtaisillakäyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Edellytämme henkilöstöltä jayhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon.

Lisää Cactos Oy:ntietoturvapolitiikasta löydät tästä.[1]

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä ontietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet. Huomioithan, että oikeuksientarkempi soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu henkilötietojenkäsittelytarkoituksesta sekä -tilanteesta.

Rekisteröidyn tuleelähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt sähköpostitse osoitteeseen: oskari@cactos.fi

Pääsääntöisestirekisterinpitäjä ei peri pyynnön käsittelystä maksua rekisteröidyltä. Josrekisteröidyn pyynnöt ovat kuitenkin ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia,kuten esimerkiksi jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi periärekisteröidyltä pyynnön käsittelystä aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiinperustuvan kohtuullisen maksun.

11.1 Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista

Rekisteröidyllä onoikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, sekätietosuojalainsäädännössä määritellyt tiedot henkilötietojen käsittelystä.Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

11.2 Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan henkilötiedon korjaamista.

11.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittelyon perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

11.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa sitä, että rajoituksen kohteena oleviahenkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain:

rekisteröidyn suostumuksella
oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
toisen luonnollisen tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksio
tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä

Rekisteröidyllä onoikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloinkäsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, että rekisterinpitäjä varmistaa tietojenpaikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojenpoistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyntarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateenlaatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

11.5 Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeusperuuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamattasuostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Rekisteröidyn henkilötiedot voidaan kuitenkin säilyttää, mikäli rekisterinpitäjään kohdistuvan, lainsäädäntöön perustuvan velvoitteennoudattaminen edellyttää henkilötietojen säilyttämistä.

11.6 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

11.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä onoikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, ettähäntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaatietosuojasääntelyä.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme jatkuvastipalveluitamme ja voimme sen vuoksi joutua muuttamaan sekä päivittämään tätätietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännönmuuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöönsäännöllisesti. Uusin versio näkyy aina verkkosivuillamme.

Versiohistoria

Versio Päivämäärä

1. Ensimmäinen tietosuojaseloste julkaistu 07.02.2023

‍